AGB | Quadriga Experience

**English version below**

Allgemeine Geschäftsbedingungen Quadriga Experience GmbH

A. Präambel

Reiseveranstalter und Ihr Vertragspartner ist ausschließlich die Quadriga Experience GmbH.

Quadriga Experience bietet als Reiseveranstalter die auf der Webseite und oder im Individuellen Angebot beschriebenen Veranstaltungsprogramme an. Bitte schenken Sie diesen Geschäftsbedingungen Ihre Aufmerksamkeit, denn mit Ihrer Buchung erkennen Sie diese Geschäftsbedingungen, die Ihnen vor der Buchung übermittelt oder online zur Ansicht zur Verfügung gestellt werden, an.

Diese Bedingungen ergänzen die §§ 651 a-y BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) sowie Art. 250 und Art. 252 EGBGB (Einführungsgesetz zum BGB) und füllen diese aus.

B. Allgemeiner Teil

1 Zustandekommen des Vertrages

1.1 Mit der Anmeldung bietet der Teilnehmende dem Reiseveranstalter den Abschluss des Vertrages verbindlich an. Der Vertrag kommt mit dem Zugang der Annahmeerklärung des Reiseveranstalters zustande. Sie bedarf keiner bestimmten Form. Bei oder unverzüglich nach Vertragsabschluss wird der Reiseveranstalter dem Teilnehmenden eine schriftliche Bestätigung übermitteln.

1.2 Die schriftliche Bestätigung, welche der Teilnehmende unverzüglich nach Vertragsabschluss erhält, beinhaltet alle wesentlichen Angaben über die vom Teilnehmenden gebuchten Leistungen.

1.3 Weicht der Inhalt der Annahmeerklärung des Reiseveranstalters vom Inhalt der Buchung ab, so liegt ein neues Angebot des Reiseveranstalters vor, an das er für die Dauer von 10 Tagen gebunden ist. Der Vertrag kommt auf Grundlage dieses neuen Angebotes zustande, wenn der Teilnehmende innerhalb der Bindungsfrist dem Reiseveranstalter die Annahme durch ausdrückliche Zustimmung, Anzahlung oder Restzahlung erklärt.

1.4 Es wird darauf hingewiesen, dass gemäß §§ 312 Abs. 7, 312g Abs. 2 Satz 1 Nr. 9 BGB bei Pauschalreiseverträgen nach §§ 615a und 651c BGB, die im Fernabsatz geschlossen werden (Brief, Telefon, E-Mail, SMS, Telemedien, Onlinedienste), kein Widerrufsrecht besteht. Soweit die Voraussetzungen vorliegen, greifen die gesetzlichen Rücktritts- und Kündigungsrechte. Ein Widerrufsrecht besteht jedoch dann, wenn der Vertrag über Reiseleistungen nach § 651a BGB außerhalb von Geschäftsräumen geschlossen wurde, es sei denn, die mündlichen Verhandlungen, auf denen der Vertragsabschluss beruht, sind auf vorherige Bestellung durch den Verbraucher geführt worden; für diesen Fall besteht kein Widerrufsrecht.

1.5 Der Teilnehmende hat für alle Vertragsverpflichtungen von mitangemeldeten Teilnehmenden, für die er die Buchung vornimmt, wie für seine eigenen einzustehen, sofern er diese Verpflichtungen durch ausdrückliche und gesonderte Erklärung übernommen hat.

1.6 Der Teilnehmende muss zum Zeitpunkt der Veranstaltung mindestens 18 Jahre alt sein und sich mit einem gültigen Führerschein vor Ort ausweisen. Der Teilnehmende ist verpflichtet, den Entzug der Fahrerlaubnis sowie sämtliche die Fahrerlaubnis einschränkende Umstände (beispielsweise Einschränkung der Fahrerlaubnis, vorübergehende Sicherstellung oder Beschlagnahme des Führerscheins oder ein gerichtliches oder behördliches Fahrverbot) unverzüglich dem Reiseveranstalter mitzuteilen. Die Teilnahme in Form von „begleitetem Fahren“ mit 17 Jahren ist ausgeschlossen. Des Weiteren versichert der Teilnehmende, dass gegen ihn kein behördliches Fahrverbot verhängt wurde.

1.6.1 Akzeptiert werden folgende Führerscheine:

EU-Führerscheine
Nationale Führerscheine in deutscher/englischer Sprache
Nationale Führerscheine aus Nicht-EU-Ländern in nicht-englischer Sprache nur mit einer beglaubigten deutschen oder englischen Übersetzung
Internationale Führerscheine nur in Verbindung mit einem nationalen Führerschein

Bitte informieren Sie sich bei der für Sie zuständigen Behörde, ob ein internationaler Führerschein für Ihre Veranstaltung notwendig ist.

1.6.2 Ohne Vorlage eines gültigen Führerscheins oder bei Vorliegen eines behördlichen Fahrverbots hat der Teilnehmende keinen Anspruch auf Teilnahme an Veranstaltungen. Eine Rückerstattung des Teilnahmepreises erfolgt in diesen Fällen nicht.

2 Zustandekommen des Vertrages bei Beteiligung von Dritten

2.1 Dritte (z. B. Hotels, Beförderungsunternehmen) sind vom Reiseveranstalter nicht bevollmächtigt, Vereinbarungen zu treffen, Auskünfte zu geben oder Zusicherungen zu machen, die den vereinbarten Inhalt des Vertrages abändern, über die vertraglich zugesagten Leistungen des Reiseveranstalters hinausgehen oder im Widerspruch zur Veranstaltungsausschreibung stehen.

2.2 Orts- und Hotelprospekte, die nicht vom Reiseveranstalter herausgegeben werden, sind für den Reiseveranstalter und dessen Leistungspflicht nicht verbindlich, sofern sie nicht durch ausdrückliche Vereinbarung mit dem Teilnehmenden zum Gegenstand der Veranstaltungsausschreibung oder zum Inhalt der Leistungspflicht des Reiseveranstalters gemacht wurden.

2.3 Sofern der Teilnehmende lediglich eine Zusatzleistung (z. B. Ausflug, Verlängerungsnacht) eines Fremdanbieters ohne weitere Leistungen bucht, tritt der Reiseveranstalter nur als Vermittler einer Fremdleistung auf. Durch den Erwerb vermittelter Fremdleistungen kommen vertragliche Beziehungen ausschließlich zwischen dem Teilnehmenden und dem jeweiligen Anbieter zustande. Der Name des jeweiligen Anbieters ergibt sich aus den jeweiligen ausgestellten Leistungsgutscheinen.

3 Bezahlung

3.1 Zur Absicherung der Kundengelder hat der Reiseveranstalter einen Absicherungsvertrag mit der Deutschen Reisesicherungsfonds GmbH, Sächsische Straße 1, 10707 Berlin abgeschlossen.

Nach Vertragsabschluss wird gegen Aushändigung des Sicherungsscheins eine Anzahlung in Höhe von i. d. R. 25 % des Teilnahmepreises zur Zahlung fällig. Die Restzahlung wird 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn fällig und ist ohne nochmalige Aufforderung zu leisten, sofern der Sicherungsschein übergeben ist und feststeht, dass die Veranstaltung wie gebucht durchgeführt wird. Bei Kurzfristbuchungen (ab dem 30. Tag vor Veranstaltungsbeginn) wird der gesamte Teilnahmepreis sofort fällig.

3.2 Sollten dem Teilnehmenden die Veranstaltungsunterlagen nicht bis spätestens 10 Tage vor Veranstaltungsbeginn zugegangen sein, so sollte er sich umgehend an den Reiseveranstalter wenden. Bei Kurzfristbuchungen ab 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn erhält der Teilnehmende seine Unterlagen ebenfalls unverzüglich nach Buchung. Auf Ziffer 1.2 wird verwiesen. Die Veranstaltungsunterlagen sind nach Erhalt vom Teilnehmenden sorgsam zu überprüfen. Bei Kurzfristbuchungen ab 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn wird der Veranstalter sofort die vollständige Teilnahmegebühr in Rechnung stellen.

3.3 Die Beträge für die An- und Restzahlung und ggf. Stornierung ergeben sich aus der Rechnung. Die Gebühren im Falle einer Stornierung, Bearbeitungs- und Umbuchungsgebühren sowie Gebühren für individuelle Veranstaltungsgestaltung werden jeweils sofort fällig.

3.4 Die Preise verstehen sich in EUR inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Der Rechnungsbetrag ist ohne Abzüge zahlbar. Die Zahlung per Überweisung auf das Konto des Reiseveranstalters ist nur in EUR möglich. Bei Überweisungen aus dem Ausland hat der Teilnehmende die dabei entstehenden Gebühren zu tragen.

3.5 Werden Zahlungen nicht oder nicht vollständig entsprechend den vereinbarten Fälligkeiten geleistet und zahlt der Teilnehmende auch nach Mahnung mit Fristsetzung nicht, kann der Veranstalter von dem jeweiligen Vertrag zurücktreten, es sei denn, dass bereits zu diesem Zeitpunkt ein erheblicher Mangel der Veranstaltung vorliegt.

3.6 Der Reiseveranstalter kann bei Rücktritt vom Vertrag im Sinne des vorherigen Satzes als Entschädigung Rücktrittsgebühren verlangen. Der Nachweis nicht entstandener oder wesentlich niedrigerer Kosten bleibt dem Teilnehmenden unbenommen.

3.7 Kosten für Nebenleistungen wie die Besorgung von Visa etc. sind, soweit nicht in den Leistungsbeschreibungen ausdrücklich vermerkt, nicht im Teilnahmepreis enthalten. Falls solche Kosten entstehen, werden diese separat berechnet.

4 Leistungen/Preise

4.1 Welche Leistungen vertraglich vereinbart sind, ergibt sich aus den Leistungsbeschreibungen (z. B. Katalog, Flyer, Internet) und den hierauf Bezug nehmenden Angaben in der schriftlichen Bestätigung.

4.2 Vor Vertragsabschluss kann der Reiseveranstalter jederzeit eine Änderung der Leistungsbeschreibungen vornehmen, über die der Teilnehmende vor der Buchung selbstverständlich informiert wird.

4.3 Änderungen und Abweichungen einzelner Leistungen von dem vereinbarten Inhalt des Vertrages, die nach Vertragsabschluss notwendig werden und die vom Reiseveranstalter nicht wider Treu und Glauben herbeigeführt wurden, sind nur gestattet, soweit sie nicht erheblich sind und den Gesamtzuschnitt der gebuchten Veranstaltung nicht beeinträchtigen.

4.4 Eventuelle Gewährleistungsansprüche bleiben unberührt, insbesondere soweit die geänderten Leistungen mit Mängeln behaftet sind. Der Reiseveranstalter ist verpflichtet, den Teilnehmenden über Leistungsänderungen oder -abweichungen unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Ggf. wird er dem Teilnehmenden eine kostenlose Umbuchung oder einen kostenlosen Rücktritt anbieten.

4.5 Im Falle einer nachträglichen Änderung des Teilnahmepreises hat der Reiseveranstalter den Teilnehmenden unverzüglich zu informieren. Preiserhöhungen ab dem 21. Tag vor Veranstaltungsbeginn sind unwirksam. Bei Preiserhöhungen von mehr als 5 % ist der Teilnehmende berechtigt, ohne Gebühren vom Vertrag zurückzutreten oder die Teilnahme an einer mindestens gleichwertigen Veranstaltung zu verlangen, wenn der Reiseveranstalter in der Lage ist, eine solche Veranstaltung ohne Mehrpreis für den Teilnehmenden aus seinem Angebot anzubieten. Die in diesem Absatz genannten wechselseitigen Rechte und Pflichten gelten auch im Falle einer zulässigen Änderung einer wesentlichen Leistung.

4.6 Der Teilnehmende hat diese Rechte unverzüglich nach der Erklärung des Reiseveranstalters über die Preiserhöhung bzw. Änderung der Leistung diesem gegenüber geltend zu machen.

4.7 Im Falle außergewöhnlicher Wetterbedingungen, behördlicher Anordnungen oder aus Sicherheits- und anderen wichtigen – bei Vertragsabschluss nicht vorhersehbaren – Gründen ist der Reiseveranstalter berechtigt, das Veranstaltungsprogramm den geänderten Bedingungen anzupassen (z. B. durch Veränderungen beim Einsatz von Fahrzeugmodellen, bei der Bereifung), um die Sicherheit der Teilnehmenden zu gewährleisten. Diese Anpassungen haben so lange keinen Einfluss auf den vereinbarten Teilnahmepreis, wie diese nicht zu einer wesentlichen Veränderung der gebuchten Veranstaltung führen.

5 Sicherheitsvorkehrungen

5.1 Über den gesamten Zeitraum einer jeden Veranstaltung ist den Anweisungen der Mitarbeitenden von Quadriga Experience Folge zu leisten.

5.2 Der Gebrauch von Mobiltelefonen und anderen mobilen Endgeräten sowie das Rauchen während der Fahrt sind untersagt.

5.3 Bei groben Verstößen gegen die Fahrdisziplin ist die Veranstaltungsleitung von Quadriga Experience berechtigt, den Teilnehmenden von der weiteren Teilnahme auszuschließen. Eine Rückerstattung des Teilnahmepreises erfolgt in diesen Fällen nicht.

5.4 Während der Fahrveranstaltungen besteht ein absolutes Alkoholverbot (0,0 Promille) und ein Verbot von Drogen sowie sonstiger berauschender Mittel, welche die Fahrtüchtigkeit beeinträchtigen können. Jeder Teilnehmende hat durch sein Verhalten auch vor der Veranstaltung dafür Sorge zu tragen, dass er diese Anforderungen erfüllt. Die Veranstaltungsleitung ist berechtigt, den Teilnehmenden bei Vorliegen eines dringenden Verdachts auf eine Alkoholisierung oder den Konsum von Drogen oder sonstiger berauschender Mittel von der weiteren Teilnahme auszuschließen. Eine Rückerstattung des Teilnahmepreises erfolgt in diesen Fällen nicht.

5.5 Die Mitnahme von Tieren zur Veranstaltung ist aus Sicherheitsgründen nicht gestattet.

5.6 Aufgrund des internationalen Charakters der Veranstaltungen und aus Sicherheitsgründen, damit der Teilnehmende den Anweisungen der Reiseleiter/Instrukteure und des Sicherheitspersonals Folge leisten kann, sind Deutsch und Englisch die Veranstaltungssprachen. Soweit einer der Teilnehmenden ausschließlich Englisch spricht und versteht, wird die Veranstaltungssprache ausschließlich Englisch sein.

5.7 Es wird darauf hingewiesen, dass ausgewählte Veranstaltungen einen sportlichen Charakter haben können und eine solide körperliche Konstitution und mentale Verfassung der Teilnehmenden voraussetzen. Sollten Sie Bedenken haben, ob Sie die Voraussetzungen für die gewünschte Veranstaltung erfüllen, bitten wir Sie, dies vor einer verbindlichen Buchung mit dem Reiseveranstalter und einem Arzt zu klären.

5.8 Alle Teilnehmenden müssen zu Veranstaltungsbeginn an einem Sicherheits-Briefing teilnehmen und dies schriftlich bestätigen. Ohne Teilnahme an dem Sicherheits-Briefing ist der Reiseveranstalter berechtigt, die Teilnahme an den Veranstaltungen zu verweigern. Der Teilnehmende hat für diesen Fall keinen Anspruch auf Rückerstattung des Teilnahmepreises.

6 Sonderwünsche

6.1 Der Reiseveranstalter nimmt Sonderwünsche nur entgegen, wenn diese als unverbindlich bezeichnet werden. Der Reiseveranstalter bemüht sich, dem Wunsch des Teilnehmenden nach Sonderleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung ausgeschrieben sind (z. B. benachbarte Zimmer oder Zimmer in bestimmter Lage), je nach Verfügbarkeit und Möglichkeit zu entsprechen.

6.2 Neben den ausgeschriebenen Veranstaltungen erfüllt der Reiseveranstalter dem Teilnehmenden als besonderen Service dessen individuelle Programmwünsche (À-la-carte-Leistungen). Dieser À-la-carte-Service bezieht sich auf alle Veranstaltungsbausteine, die nicht einer Katalogleistung entsprechen.

6.3 Falls der Teilnehmende länger am Veranstaltungsort bleiben will, sollte er möglichst frühzeitig die Veranstaltungsleitung oder das Team vor Ort ansprechen. Wir verlängern den Aufenthalt gerne, wenn entsprechende Unterbringungsmöglichkeiten verfügbar sind. Die Kosten für eine Verlängerung sind vor Ort zu zahlen. Bitte beachten Sie die mit der Rückreise verbundenen tariflichen Bedingungen sowie die Gültigkeitsdauer der Reiseversicherungen und eventuell erforderlicher Visa.

6.4 Bei den angebotenen Veranstaltungen wird der Teilnehmende vor Ort von Projektleitern des Reiseveranstalters oder der Veranstaltungsleitung betreut. Einzelheiten, Anschriften und Telefonnummern ergeben sich aus den Veranstaltungsunterlagen. Bei Beanstandungen beachten Sie bitte die besonderen Hinweise unter Ziffer 15.

6.5 Insofern Zusatzleistungen seitens des Teilnehmenden nach der ersten Rechnungsstellung gebucht worden sind oder noch vor Ort während der Veranstaltung gebucht werden, behält sich der Reiseveranstalter vor, eine neue Zusatzrechnung zu erstellen und an den Teilnehmenden zu versenden.

7 Flugleistungen und Zusatzleistungen

7.1 Bei besonderen Veranstaltungseinzelfällen, für die auf Kundenwunsch ein Sonderflug oder ein spezieller Charterflug angeboten wurde, tritt der Reiseveranstalter lediglich als Vermittler auf. Für die Flugleistung wird auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des jeweiligen Anbieters des Charterflugs bzw. der jeweiligen Fluggesellschaft verwiesen. Der Reiseveranstalter weist darauf hin, dass in vielen Fällen eine Umbuchung oder Stornierung kostenpflichtig oder eventuell sogar überhaupt nicht möglich ist.

7.2 Bei lediglich vermittelten Zusatzleistungen, z. B. Ausflug, Verlängerungsnacht, gelten die Stornobedingungen des jeweiligen Anbieters, die dem Teilnehmenden bei der Buchung mitgeteilt werden.

8 Veranstaltungsbeginn/Rücktrittsgebühren

8.1 Der Teilnehmende kann jederzeit vor Veranstaltungsbeginn von der Veranstaltung zurücktreten. Maßgeblich ist der Zugang der Rücktrittserklärung bei dem Reiseveranstalter (Kontaktdaten am Ende der Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Der Teilnehmende ist verpflichtet, den Rücktritt schriftlich zu erklären.

8.2 Wenn der Teilnehmende von der Veranstaltung zurücktritt oder wenn er an der Veranstaltung nicht teilnimmt, verliert der Reiseveranstalter den Anspruch auf den Teilnahmepreis. Stattdessen kann der Reiseveranstalter, soweit der Rücktritt bzw. der Nichtantritt der Veranstaltung nicht von ihm zu vertreten ist und nicht ein Fall höherer Gewalt vorliegt, Rücktrittsgebühren verlangen. Diese Rücktrittsgebühren bestimmen sich nach dem Teilnahmepreis abzüglich des Wertes der vom Reiseveranstalter ersparten Aufwendungen sowie abzüglich dessen, was er durch anderweitige Verwendung der Reiseleistungen erwirbt. Die Pauschalen berücksichtigen auch die Nähe des Zeitpunktes des Rücktritts zum vertraglich vereinbarten Veranstaltungsbeginn. Sie sind auf Verlangen des Teilnehmenden vom Reiseveranstalter zu begründen.

8.3 Rücktrittsgebühren sind auch dann zu zahlen, wenn sich ein Teilnehmender nicht rechtzeitig zu den in den Veranstaltungsdokumenten bekannt gegebenen Zeiten am Veranstaltungsort einfindet oder wenn die Veranstaltung wegen nicht vom Reiseveranstalter zu vertretenden Fehlens der Reisedokumente, wie z. B. des Reisepasses oder notwendiger Visa, nicht angetreten wird.

8.4 Es bleibt dem Teilnehmenden unbenommen, den Nachweis zu führen, dass im Zusammenhang mit dem Rücktritt oder Nichtantritt der Veranstaltung keine oder wesentlich niedrigere Kosten entstanden sind, als die vom Reiseveranstalter in der im Einzelfall anzuwendenden Pauschale ausgewiesenen Kosten.

8.5 Der Reiseveranstalter behält sich vor, in Abweichung der unter Ziffer C.I.4, C.II.4 aufgeführten Pauschalen, eine höhere konkrete Entschädigung zu fordern. In diesem Fall ist der Reiseveranstalter verpflichtet, die geforderte Entschädigung unter Berücksichtigung der ersparten Aufwendung und einer etwaigen anderweitigen Verwendung der Leistung konkret zu beziffern und zu belegen.

9 Umbuchung/Ersatzperson

9.1 Bis zum Veranstaltungsbeginn kann der Teilnehmende verlangen, dass ein Dritter in seine Rechte und Pflichten aus dem Vertrag eintritt. Es bedarf dazu der schriftlichen Mitteilung an den Reiseveranstalter. Dieser kann dem Eintritt des Dritten anstelle des Teilnehmenden widersprechen, wenn der Dritte den besonderen Veranstaltungserfordernissen nicht genügt oder seiner Teilnahme gesetzliche Vorschriften oder behördliche Anordnungen entgegenstehen.

9.2 Für den Teilnahmepreis und die durch den Eintritt der Ersatzperson entstehenden Mehrkosten haften der angemeldete Teilnehmende und die Ersatzperson als Gesamtschuldner.

10 Versicherungen

10.1 Im Teilnahmepreis ist ein Versicherungspaket der HanseMerkur Reiseversicherung AG inkl. Reiserücktrittskosten- und Unfallversicherung enthalten. Ab einem Teilnahmepreis von 15.000,00,– EUR ist darin auch eine Reiseabbruchversicherung (Urlaubsgarantie) für die Veranstaltung eingeschlossen.

10.2 Inhalt und Umfang der Versicherungen ergeben sich aus den zur Verfügung gestellten Versicherungsunterlagen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Versicherungspaket während des Buchungsprozesses abzuwählen, wobei der Versicherungsschutz erlischt.

11 Rücktritt und Kündigung durch den Reiseveranstalter

11.1 Der Reiseveranstalter kann den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn die Durchführung der Veranstaltung trotz einer entsprechenden Abmahnung durch den Reiseveranstalter vom Teilnehmenden nachhaltig gestört wird. Das Gleiche gilt, wenn sich ein Teilnehmender in solchem Maße vertragswidrig verhält, dass die sofortige Aufhebung des Vertrages gerechtfertigt ist. Der Reiseveranstalter behält jedoch den Anspruch auf den Teilnahmepreis. Etwaige Mehrkosten für die Rückbeförderung trägt der Störende selbst. Der Reiseveranstalter muss sich jedoch den Wert ersparter Aufwendungen sowie diejenigen Vorteile anrechnen lassen, die aus einer anderen Verwendung nicht in Anspruch genommener Leistungen erlangt werden, einschließlich eventueller Erstattungen durch Leistungsträger.

11.2 Der Reiseveranstalter kann bei Nichterreichen einer Mindestteilnehmerzahl bis 5 Wochen vor Veranstaltungsbeginn von der Veranstaltung zurücktreten (Zugang beim Teilnehmenden). Falls in der Reiseausschreibung keine Mindestteilnehmerzahl angegeben ist, gilt das Folgende: Voraussetzung für die Durchführung der Veranstaltung ist das Erreichen von mindestens 80 % der in der Reiseausschreibung angegebenen maximalen Teilnehmerzahl. Der Reiseveranstalter informiert den Teilnehmenden selbstverständlich, sofern zu einem früheren Zeitpunkt ersichtlich wird, dass die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht werden kann. Die Rücktrittserklärung wird dem Teilnehmenden unverzüglich zugeleitet. Der Teilnehmende erhält den gezahlten Teilnahmepreis dann umgehend zurück.

11.3 Der Reiseveranstalter kann vor Reisebeginn vom Vertrag zurücktreten, wenn er aufgrund unvermeidbarer außergewöhnlicher Umstände an der Erfüllung des Vertrages gehindert ist. In diesem Fall hat er den Rücktritt unverzüglich nach Kenntnis vom Rücktrittsgrund zu erklären. Tritt der Reiseveranstalter zurück, verliert er den Anspruch auf den Teilnahmepreis.

12 Abhilfe/Minderung/Kündigung

12.1 Wird eine Leistung nicht oder nicht vertragsgemäß erbracht, kann der Teilnehmende Abhilfe verlangen. Der Reiseveranstalter kann die Abhilfe verweigern, wenn sie unmöglich ist oder mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden ist.

12.2 Der Teilnehmende kann eine Minderung des Teilnahmepreises verlangen, falls Leistungen nicht frei von Reisemängeln erbracht worden sind und er es nicht schuldhaft unterlassen hat, den Mangel unverzüglich anzuzeigen. Die sich aus der Minderung des Teilnahmepreises ergebenden Rechte (§ 651 m BGB) verjähren abweichend von § 651 j BGB innerhalb von 3 Jahren. Für den Verjährungsbeginn gilt § 199 Abs. 1 BGB.

12.3 Soweit der Reiseveranstalter infolge einer schuldhaften Unterlassung der Mängelanzeige nicht Abhilfe schaffen kann, kann der Teilnehmende weder Minderungsansprüche nach § 651 m BGB noch Schadensersatzansprüche nach § 651 n BGB geltend machen.

12.4 Wird eine Veranstaltung infolge eines Mangels erheblich beeinträchtigt und leistet der Reiseveranstalter innerhalb einer angemessenen Frist keine Abhilfe, kann der Teilnehmende im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen den Vertrag kündigen – in seinem eigenen Interesse und aus Beweissicherungsgründen wird die Schriftform empfohlen. Der Bestimmung einer Frist für die Abhilfe bedarf es nur dann nicht, wenn Abhilfe vom Reiseveranstalter verweigert wird oder wenn die Abhilfe sofort notwendig ist. Wird der Vertrag danach aufgehoben, behält der Teilnehmende, sofern der Vertrag die Beförderung umfasste, den Anspruch auf Rückbeförderung. Der Teilnehmende schuldet dem Reiseveranstalter nur den auf die in Anspruch genommenen bzw. zur Beendigung der Veranstaltung noch zu erbringenden Leistungen entfallenden Teil des Teilnahmepreises.

13 Haftung

13.1 Die Teilnahme an den Veranstaltungen erfolgt auf eigene Gefahr.

13.2 Bei Vorliegen eines Mangels kann der Teilnehmende unbeschadet der Herabsetzung des Teilnahmepreises (Minderung) oder der Kündigung Schadensersatz verlangen, es sei denn, der Mangel ist vom Teilnehmenden verschuldet, ist von einem Dritten verschuldet, der weder Leistungserbringer ist noch in anderer Weise an der Erbringung der von der Veranstaltung umfassten Leistungen beteiligt ist und für den Reiseveranstalter nicht vermeidbar war oder durch unvermeidbare, außergewöhnliche Umstände verursacht wurde. Er kann Schadensersatz auch wegen nutzlos aufgewandter Urlaubszeit verlangen, wenn die Veranstaltung vereitelt oder erheblich beeinträchtigt worden ist.

13.3 Vertragliche Schadensersatzansprüche: Die vertragliche Haftung des Reiseveranstalters auf Schadensersatz für Schäden, die nicht Körperschäden sind, ist insgesamt auf die Höhe des dreifachen Teilnahmepreises beschränkt, soweit ein Schaden des Teilnehmenden weder vorsätzlich noch grob fahrlässig durch den Reiseveranstalter herbeigeführt wurde. Die Beschränkung der Haftung auf den dreifachen Teilnahmepreis gilt auch, soweit der Reiseveranstalter für einen dem Teilnehmenden entstehenden Schaden, der kein Körperschaden ist, allein wegen eines Verschuldens eines Leistungsträgers verantwortlich ist.

13.4 Deliktische Schadensersatzansprüche: Für alle gegen den Reiseveranstalter gerichteten Schadensersatzansprüche aus unerlaubter Handlung, die nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen, ist die Haftung für Sachschäden auf die Höhe des dreifachen Teilnahmepreises beschränkt. Diese Haftungshöchstsummen gelten jeweils pro Teilnehmendem und Veranstaltung. Möglicherweise darüber hinausgehende Ansprüche im Zusammenhang mit Reisegepäck nach dem Montrealer Übereinkommen bleiben von der Beschränkung unberührt.

13.5 Der Reiseveranstalter haftet nicht für Leistungsstörungen, Personen- und Sachschäden im Zusammenhang mit Leistungen, die als Fremdleistungen lediglich vermittelt werden (z. B. Ausflüge, Ausstellungen, Beförderungen vom und zum ausgeschriebenen Ausgangs- und Zielort), wenn diese Leistungen in der Veranstaltungsausschreibung und der Buchungsbestätigung ausdrücklich und unter Angabe des vermittelten Vertragspartners als Fremdleistungen so gekennzeichnet werden, dass sie für den Teilnehmenden erkennbar nicht Bestandteil der Leistungen des Reiseveranstalters sind.

13.6 Der Reiseveranstalter haftet jedoch für Leistungen, welche die Beförderung von Teilnehmenden vom ausgeschriebenen Ausgangsort der Veranstaltung zum ausgeschriebenen Zielort, Zwischenbeförderungen während der Veranstaltung und die Unterbringung während der Veranstaltung beinhalten, sowie wenn und insoweit für einen Schaden des Teilnehmenden die Verletzung von Hinweis-, Aufklärungs- oder Organisationspflichten des Reiseveranstalters ursächlich geworden ist.

13.7 Die Beteiligung an Sport- und anderen Freizeitaktivitäten muss der Teilnehmende selbst verantworten. Sportanlagen, Geräte und Fahrzeuge sollte der Teilnehmende vor Inanspruchnahme überprüfen. Für Unfälle, die bei Sport- und anderen Freizeitaktivitäten auftreten, haftet der Reiseveranstalter nur, wenn ihn ein Verschulden trifft.

14 Mitwirkungspflicht/Beanstandungen

14.1 Jeder Teilnehmende ist verpflichtet, bei Leistungsstörungen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen daran mitzuwirken, eventuelle Schäden zu vermeiden oder gering zu halten.

14.2 Eine Rüge beim Leistungsträger ist zwar oft hilfreich, entbindet aber nicht von der Pflicht zur Rüge beim Reiseveranstalter. Die notwendigen Kontaktdaten findet der Teilnehmende in seinen Veranstaltungsunterlagen oder in den Leistungsbeschreibungen. Schäden oder Verzögerungen bei der Zustellung von Reisegepäck und Gütern bei Flugreisen empfiehlt der Reiseveranstalter dringend, unverzüglich an Ort und Stelle, spätestens jedoch binnen 7 Tagen nach Entdeckung des Schadens bei Reisegepäck, bei Gütern binnen 14 Tagen nach der Annahme, im Falle einer Verspätung spätestens 21 Tage, nachdem das Gepäck oder die Güter dem Teilnehmenden zur Verfügung gestellt worden sind, mittels Schadensanzeige (PIR) der zuständigen Fluggesellschaft anzuzeigen. Fluggesellschaften lehnen in der Regel Erstattungen ab, wenn die Schadensanzeige nicht ausgefüllt worden ist. Im Übrigen ist der Verlust, die Beschädigung oder die Fehlleitung von Reisegepäck der Veranstaltungsleitung anzuzeigen.

14.3 Veranstaltungsleiter, Projektleiter, Reiseleiter, Instrukteure oder andere Mitarbeitende von Quadriga Experience sind nicht berechtigt, irgendwelche Ansprüche anzuerkennen. Die Schadensersatzansprüche des Teilnehmenden aus § 651 n Abs. 1 BGB, mit Ausnahme der Ansprüche wegen nutzlos aufgewendetem Urlaub, verjähren abweichend von § 651 j BGB innerhalb von 3 Jahren. Für den Verjährungsbeginn gilt § 199 Abs. 1 BGB. Die gesetzlichen Ersatzansprüche des Reiseveranstalters wegen Veränderung oder Verschlechterung der dem Kunden im Rahmen der Reise überlassenen Sachen verjähren in 6 Monaten nach Veranstaltungsende.

15 Pass-, Visa-, Zoll-, Devisen- und Gesundheitsbestimmungen

15.1 Der Reiseveranstalter wird den Teilnehmenden über die allgemeinen Erfordernisse von Pass- und Visa-Vorschriften des Bestimmungslandes vor Vertragsabschluss sowie über deren eventuelle Änderungen vor Reiseantritt unterrichten. Der Teilnehmende ist für das Beschaffen und Mitführen der behördlich notwendigen Reisedokumente, eventuell erforderliche Impfungen sowie das Einhalten von Zoll- und Devisenvorschriften verantwortlich. Nachteile, die aus dem Nichtbefolgen dieser Vorschriften erwachsen, z. B. die Zahlung von Rücktrittskosten, gehen zu seinen Lasten. Dies gilt nicht, wenn der Reiseveranstalter nicht, unzureichend oder falsch informiert hat.

15.2 Der Reiseveranstalter haftet nicht für die rechtzeitige Erteilung und den Zugang notwendiger Visa durch die jeweilige diplomatische Vertretung. Aus den vor Vertragsschluss zur Verfügung gestellten Informationen ergibt sich, ob für die Anreise zu Ihrer gebuchten Veranstaltung ein Reisepass erforderlich ist oder der Personalausweis genügt. Achten Sie bitte darauf, dass Ihr Reisepass oder Ihr Personalausweis eine für die Veranstaltung ausreichende Gültigkeitsdauer besitzt.

15.3 Zoll- und Devisenvorschriften werden in verschiedenen Ländern sehr streng gehandhabt. Informieren Sie sich bitte genau und befolgen Sie die Vorschriften unbedingt.

15.4 Von verschiedenen Staaten werden bestimmte Impfzeugnisse verlangt, die nicht jünger als 8 Tage und nicht älter als 3 Jahre (Pocken) bzw. 10 Jahre (Gelbfieber) sein dürfen. Derartige Impfzeugnisse sind auch deutschen Behörden vorzuweisen, sofern Sie aus bestimmten Ländern (z. B. Afrika, Vorderer Orient) zurückkehren. Entsprechende Informationen entnehmen Sie bitte der vorvertraglichen Information und wenden sich bei Fragen an den Reiseveranstalter.

16 Gerichtsstand/Allgemeines

16.1 Der Empfänger der Vertragsunterlagen und der schriftlichen Bestätigung ist verpflichtet, die empfangenen Unterlagen umgehend auf die Richtigkeit der Ausstellung (Name, Veranstaltungsdaten, Veranstaltungsziel etc.) zu überprüfen und bei fehlerhafter Ausstellung sofort zu reklamieren.

16.2 Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen des Vertrages hat nicht die Unwirksamkeit des gesamten Vertrages zur Folge. Das Gleiche gilt für die vorliegenden Geschäftsbedingungen.

16.3 Auf das Vertragsverhältnis zwischen dem Teilnehmenden und dem Reiseveranstalter findet ausschließlich deutsches Recht Anwendung. Dies gilt für das gesamte Rechtsverhältnis.

16.4 Soweit bei Klagen des Teilnehmenden gegen den Reiseveranstalter im Ausland für die Haftung des Reiseveranstalters dem Grunde nach nicht deutsches Recht angewendet wird, findet bezüglich der Rechtsfolgen, insbesondere hinsichtlich Art, Umfang und Höhe von Ansprüchen des Teilnehmenden, ausschließlich deutsches Recht Anwendung.

16.5 Der Teilnehmende kann den Reiseveranstalter nur an dessen Sitz verklagen.

16.6 Für Klagen des Reiseveranstalters gegen den Teilnehmenden ist der Wohnsitz des Teilnehmenden maßgebend. Für Klagen gegen Teilnehmende bzw. Vertragspartner eines Vertrages, die Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen oder privaten Rechts oder Personen sind, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort im Ausland haben oder deren Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt zum Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt ist, wird als Gerichtsstand der Sitz des Reiseveranstalters vereinbart.

16.7 Die vorstehenden Bestimmungen über die Rechtswahl und den Gerichtsstand gelten nicht, wenn und insoweit aus vertraglich nicht abdingbaren Bestimmungen internationaler Abkommen, die auf den Vertrag zwischen dem Teilnehmenden und dem Reiseveranstalter anzuwenden sind, sich etwas anderes zugunsten des Teilnehmenden ergibt oder wenn und insoweit auf den Vertrag anwendbare, nicht abdingbare Bestimmungen in dem Mitgliedstaat der EU, dem der Teilnehmende angehört, für den Teilnehmenden günstiger sind als die Regelungen in diesen Geschäftsbedingungen oder die anwendbaren deutschen Vorschriften.

17 Foto- und Videoaufnahmen

17.1 Foto- und Videoaufnahmen, die während der Veranstaltung gefertigt werden, dürfen nur für private Zwecke verwendet werden. Eine kommerzielle Verwendung der Foto- und Videoaufnahmen ist untersagt. Dies gilt insbesondere für eine Veröffentlichung dergleichen im Rahmen sogenannter Blogs/Vlogs/Videoplattformen wie z. B. YouTube o. Ä., oder durch nicht akkreditierte Journalisten, es sei denn, die Veröffentlichung wurde mit Quadriga Experience vorab abgestimmt.

17.2 Die Verwendung von Drohnen und Actionkamerasystemen (z. B. GoPro) während der Veranstaltungen ist grundsätzlich untersagt. Ausnahmen können von der Quadriga Experience GmbH im Einzelfall erteilt werden.

18 Datenschutz

Die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, werden elektronisch verarbeitet und genutzt, soweit sie zur Vertragsdurchführung erforderlich sind. Alle Ihre personenbezogenen Daten werden nach deutschem und europäischem Datenschutzrecht verarbeitet. Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter: https://quadriga.group/privacy

19 Verbraucherstreitbeilegung

Verbraucherstreitbeilegungsverfahren: Die Quadriga Experience GmbH ist nicht bereit und verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

C. Kontakt Reiseveranstalter

Quadriga Experience GmbH

Augustenstraße 67c

70178 Stuttgart Germany

Alle Angaben entsprechen dem Stand November 2025

GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF QUADRIGA EXPERIENCE GMBH

(English Version – Literal Legal Translation)

A. Preamble

The sole tour operator is Quadriga Experience GmbH.
Quadriga Experience offers, as the tour operator, the event programmes described on the website and/or in the individual offer. Please give these Terms and Conditions your attention, as by making your booking, you acknowledge these Terms and Conditions, which are provided to you prior to booking or made available for online viewing.

These Terms and Conditions supplement and flesh out §§ 651 a–y BGB (German Civil Code) as well as Articles 250 and 252 EGBGB (Introductory Act to the German Civil Code).

B. General Section

1. Formation of the Contract

1.1

By registering, the participant makes a binding offer to the tour operator to conclude the contract. The contract is formed upon receipt of the declaration of acceptance by the tour operator. No specific form is required. Upon or immediately after the conclusion of the contract, the tour operator will provide the participant with written confirmation.

1.2

The written confirmation, which the participant receives immediately after the conclusion of the contract, includes all essential information regarding the services booked by the participant.

1.3

If the content of the declaration of acceptance issued by the tour operator differs from the content of the booking, this constitutes a new offer by the tour operator, to which it is bound for a period of 10 days. The contract is concluded on the basis of this new offer if the participant declares acceptance to the tour operator within the binding period through express consent, down payment, or final payment.

1.4

It is noted that, in accordance with §§ 312 para. 7, 312g para. 2 sentence 1 no. 9 BGB, no right of withdrawal exists for package travel contracts under §§ 651a and 651c BGB that are concluded by distance selling (letter, telephone, email, SMS, telemedia, online services). Where the preconditions apply, statutory rights of withdrawal and termination take effect. However, a right of withdrawal does exist if the contract for travel services under § 651a BGB is concluded outside business premises, unless the oral negotiations upon which the contract conclusion is based were conducted following a prior order by the consumer; in such cases, no right of withdrawal exists.

1.5

The participant is liable for all contractual obligations of co-registered participants for whom the participant makes a booking, as if they were their own, provided the participant has accepted these obligations by express and separate declaration.

1.6

The participant must be at least 18 years old at the time of the event and must present a valid driving licence on site. The participant is obliged to inform the tour operator immediately of any revocation of the driving licence as well as any circumstances restricting the driving licence (e.g., limitation of the licence, temporary seizure or confiscation of the licence, or a court-ordered or administrative driving ban). Participation in the form of “accompanied driving” at age 17 is excluded. Furthermore, the participant confirms that no driving ban has been imposed on him/her.

1.6.1 Accepted driving licences:

EU driving licences
National driving licences in German/English
National driving licences from non-EU countries in non-English languages only with a certified German or English translation
International driving licences only in combination with a national driving licence

Please enquire with the relevant authority whether an international driving licence is required for your event.

1.6.2

Without presenting a valid driving licence or in the event of an administrative driving ban, the participant has no entitlement to take part in the events. A refund of the participation fee will not be granted in these cases.

2. Formation of the Contract with the Involvement of Third Parties

2.1

Third parties (e.g., hotels, transport companies) are not authorised by the tour operator to enter into agreements, provide information, or make assurances that modify the agreed content of the contract, go beyond the contractually agreed services of the tour operator, or contradict the event description.

2.2

Local and hotel brochures not issued by the tour operator are not binding on the tour operator or its performance obligations unless expressly agreed with the participant to become part of the event description or the performance obligations of the tour operator.

2.3

If the participant books only an additional service (e.g., excursion, extra night) from an external provider without other services, the tour operator acts solely as an agent for the third-party service. Contractual relationships arise exclusively between the participant and the respective provider. The name of the respective provider is stated on the issued service vouchers.

3. Payment

3.1

To secure customer funds, the tour operator has concluded a security agreement with Deutsche Reisesicherungsfonds GmbH, Sächsische Straße 1, 10707 Berlin.

After conclusion of the contract, a down payment of generally 25% of the participation price becomes due upon issuance of the security certificate. The balance is due 30 days prior to the start of the event and must be paid without further request, provided the security certificate has been handed over and it is established that the event will take place as booked. In the case of short-term bookings (from the 30th day prior to the start of the event), the full participation price becomes due immediately.

3.2

If the participant has not received the event documents by no later than 10 days prior to the start of the event, he/she should immediately contact the tour operator. In the case of short-term bookings from 30 days prior to the start of the event, the participant will likewise receive his/her documents immediately after booking. Reference is made to clause 1.2. The event documents must be carefully checked by the participant after receipt. For short-term bookings from 30 days prior to the start of the event, the organiser will immediately invoice the full participation fee.

3.3

The amounts for the down payment, the remaining payment, and any cancellation charges result from the invoice. Fees in the event of cancellation, processing and rebooking fees, as well as fees for individual event design, become due immediately.

3.4

Prices are stated in EUR and include statutory VAT. The invoice amount is payable without deductions. Payment by bank transfer to the tour operator’s account is possible only in EUR. For international transfers, participants must bear any resulting fees.

3.5

If payments are not made or not made in full in accordance with agreed due dates, and the participant does not pay even after a reminder with a deadline, the organiser may withdraw from the contract unless a significant defect in the event already exists at that time.

3.6

In the event of withdrawal from the contract under the previous paragraph, the tour operator may demand cancellation fees as compensation. The participant retains the right to prove that no or significantly lower costs were incurred.

3.7

Costs for ancillary services, such as visa procurement, are not included in the participation price unless expressly stated in the service descriptions. If such costs arise, they will be charged separately.

4. Services / Prices

4.1

The services contractually agreed shall result from the service descriptions (e.g., catalogue, flyer, internet) and the corresponding details referenced in the written confirmation.

4.2

Prior to the conclusion of the contract, the tour operator may at any time make changes to the service descriptions, about which the participant will be informed prior to booking.

4.3

Changes and deviations of individual services from the agreed content of the contract that become necessary after conclusion of the contract and which were not brought about by the tour operator in bad faith are only permitted insofar as they are not substantial and do not impair the overall nature of the booked event.

4.4

Any warranty claims remain unaffected, particularly insofar as the modified services are defective. The tour operator is obliged to inform the participant immediately of any changes or deviations in services. If necessary, the tour operator will offer the participant a free rebooking or a free withdrawal.

4.5

In the event of a subsequent change in the participation price, the tour operator must inform the participant immediately. Price increases from the 21st day prior to the start of the event are invalid. In the case of price increases of more than 5%, the participant is entitled to withdraw from the contract free of charge or to request participation in an event of at least equal value, provided the tour operator is able to offer such an event from its portfolio without additional cost to the participant. The mutual rights and obligations mentioned in this paragraph shall also apply in the event of a permissible modification of a significant service.

4.6

The participant must assert these rights immediately after receiving the tour operator’s declaration regarding the price increase or service modification.

4.7

In the event of extraordinary weather conditions, official orders, or for safety or other significant reasons that were not foreseeable at the time of conclusion of the contract, the tour operator is entitled to adapt the event programme to the changed conditions (e.g., by modifying the use of vehicle models, tyres) in order to ensure the safety of the participants. These adjustments shall not affect the agreed participation price as long as they do not result in a substantial change to the booked event.

5. Safety Regulations

5.1

Throughout the entire duration of any event, the instructions of the employees of Quadriga Experience must be followed.

5.2

The use of mobile phones and other mobile electronic devices as well as smoking during driving is prohibited.

5.3

In the event of gross violations of driving discipline, the event management of Quadriga Experience is entitled to exclude the participant from further participation. In such cases, a refund of the participation fee will not be granted.

5.4

During driving events there is an absolute alcohol ban (0.0‰) and a prohibition of drugs and other intoxicating substances that may impair driving ability. Each participant must ensure through their behaviour prior to the event that they meet these requirements. The event management is entitled to exclude participants from further participation if there is reasonable suspicion of alcohol consumption or the use of drugs or other intoxicating substances. A refund of the participation fee will not be granted in these cases.

5.5

For safety reasons, the bringing of animals to the event is not permitted.

5.6

Due to the international nature of the events, and for safety reasons to ensure the participant can follow the instructions of tour guides/instructors and safety personnel, German and English are the event languages. If a participant exclusively speaks and understands English, the event language will be English only.

5.7

It is noted that selected events may have a sporty character and require a solid physical condition and mental state of the participants. If you have concerns about whether you meet the requirements for the desired event, we ask you to clarify this with the tour operator and a physician before making a binding booking.

5.8

All participants must participate in a safety briefing at the beginning of the event and confirm this in writing. Without participation in the safety briefing, the tour operator is entitled to refuse participation in the events. The participant is not entitled to a refund of the participation fee in such cases.

6. Special Requests

6.1

The tour operator accepts special requests only if they are designated as non-binding. The tour operator will endeavour to accommodate the participant’s request for special services not included in the service description (e.g., adjacent rooms or rooms in a specific location), depending on availability and feasibility.

6.2

In addition to the listed events, the tour operator provides participants with individual programme wishes (à-la-carte services) as a special service. These à-la-carte services apply to all event components that do not correspond to a catalogue service.

6.3

If the participant wishes to extend their stay at the event location, they should contact the event management or the team on site as early as possible. Extensions will be arranged subject to availability. The costs for an extension must be paid on site. Please note the tariff conditions related to the return journey as well as the validity periods of travel insurance and any required visas.

6.4

At the events offered, the participant will be looked after on site by project managers of the tour operator or by the event management. Details, addresses, and telephone numbers are specified in the event documents. In the event of complaints, please observe the special instructions under clause 15.

6.5

If additional services are booked by the participant after the initial invoice has been issued or booked on site during the event, the tour operator reserves the right to issue a new supplementary invoice and send it to the participant.

7. Flight Services and Additional Services

7.1

In special individual cases of events for which, at the participant’s request, a special flight or a specific charter flight is offered, the tour operator acts solely as an intermediary. For the flight service, reference is made to the General Terms and Conditions of the respective charter flight provider or airline. The tour operator points out that in many cases a rebooking or cancellation may be subject to charges or may not be possible at all.

7.2

For merely mediated additional services, such as excursions or extra nights, the cancellation conditions of the respective provider apply, which will be communicated to the participant at the time of booking.

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8. Start of the Event / Withdrawal Fees

8.1

The participant may withdraw from the event at any time before the event begins. The date of receipt of the withdrawal declaration by the tour operator (contact details at the end of these Terms and Conditions) is decisive. The participant is obliged to declare the withdrawal in writing.

8.2

If the participant withdraws from the event or does not participate in the event, the tour operator loses the right to the participation price. Instead, the tour operator may demand withdrawal fees insofar as the withdrawal or non-participation is not attributable to the tour operator and no case of force majeure exists. These withdrawal fees are calculated based on the participation price minus the value of any expenses saved by the tour operator and minus any income gained through alternative use of the travel services. The flat-rate fees also take into account the proximity of the withdrawal date to the contractually agreed event start. Upon request, the tour operator will substantiate the withdrawal fees to the participant.

8.3

Withdrawal fees are also payable if the participant does not arrive on time at the event location as indicated in the event documents or if the event cannot be commenced due to missing travel documents not attributable to the tour operator, such as passport or necessary visas.

8.4

The participant is free to prove that no costs or substantially lower costs were incurred than those determined by the tour operator in the applicable flat-rate fee.

8.5

The tour operator reserves the right, in deviation from the flat rates listed under clauses C.I.4 and C.II.4, to demand a higher specific compensation. In such cases, the tour operator is obliged to quantify and substantiate the compensation demanded, taking into account saved expenses and any alternative use of the service.

9. Rebooking / Substitute Participant

9.1

Up to the start of the event, the participant may request that a third party enter into the rights and obligations of the contract in his or her place. This requires written notification to the tour operator. The tour operator may refuse the substitution if the third party does not meet the specific requirements for the event or if statutory provisions or official orders contradict the third party’s participation.

9.2

The participant and the substitute participant are jointly and severally liable for the participation price and any additional costs arising from the substitution.

10. Insurance

10.1

The participation price includes an insurance package from HanseMerkur Reiseversicherung AG, including travel cancellation insurance and accident insurance. For participation prices of EUR 15,000.00 or more, this also includes event interruption insurance (“holiday guarantee”).

10.2

The content and scope of the insurance coverage are determined by the insurance documents provided. The insurance package may be deselected during the booking process, in which case the insurance coverage expires.

11. Withdrawal and Termination by the Tour Operator

11.1

The tour operator may terminate the contract without notice if the participant, despite a corresponding warning by the tour operator, persistently disrupts the event. The same applies if the participant behaves so significantly in breach of contract that immediate termination is justified. The tour operator retains the right to the participation price. Any additional costs for repatriation must be borne by the interfering participant. However, the tour operator must credit any value of saved expenses and any benefits gained from alternative use of unused services, including any reimbursements by service providers.

11.2

The tour operator may withdraw from the event up to 5 weeks before the event start if the minimum number of participants is not reached (receipt by the participant). If no minimum number is stated in the event description, the following applies: A prerequisite for the execution of the event is the achievement of at least 80% of the maximum number of participants stated in the event description. The tour operator will inform the participant as soon as it becomes foreseeable that the minimum number cannot be reached. The withdrawal declaration will be sent to the participant immediately. The participant will then promptly receive a refund of the participation price paid.

11.3

The tour operator may withdraw from the contract prior to the start of the event if it is prevented from fulfilling the contract due to unavoidable extraordinary circumstances. In this case, the withdrawal must be declared immediately after the reason becomes known. If the tour operator withdraws, it loses its right to the participation price.

12. Remedy / Reduction / Termination

12.1

If a service is not provided or not provided in accordance with the contract, the participant may request remedy. The tour operator may refuse remedy if it is impossible or involves disproportionate costs.

12.2

The participant may request a reduction of the participation price if services are provided with defects and the participant has not culpably failed to notify the defect immediately. Rights resulting from the reduction (§ 651m BGB) expire, deviating from § 651j BGB, within 3 years. For the commencement of the limitation period, § 199 para. 1 BGB applies.

12.3

If the tour operator is unable to remedy the situation due to the participant’s culpable failure to give notice of defects, the participant is not entitled to reduction claims under § 651m BGB nor to damages under § 651n BGB.

12.4

If the event is significantly impaired due to a defect and the tour operator does not provide remedy within a reasonable period, the participant may terminate the contract within the statutory provisions—written form is recommended for evidentiary purposes. A deadline for remedy is unnecessary if the tour operator refuses remedy or if immediate remedy is required. If the contract is terminated, the participant retains a right to return transportation if the contract included transportation. The participant owes only the pro rata participation price for services used or still to be provided to end the event.

13. Liability

13.1

Participation in the events is at the participant’s own risk.

13.2

In the event of a defect, the participant may claim damages regardless of reduction or termination, except where the defect is attributable to the participant, a third party not involved in providing the event services and unavoidable for the tour operator, or caused by unavoidable, extraordinary circumstances. The participant may also claim damages for wasted holiday time if the event is frustrated or significantly impaired.

13.3

Contractual liability for damages:
The tour operator’s liability for damages that are not bodily injuries is limited overall to three times the participation price, provided the participant’s damage was neither caused intentionally nor by gross negligence. This limitation also applies insofar as the tour operator is responsible for damage incurred by the participant solely due to the fault of a service provider.

13.4

Tort liability:
For all claims for damages in tort against the tour operator that are not based on intent or gross negligence, liability for property damage is limited to three times the participation price. These maximum liability amounts apply per participant and event. Claims under the Montreal Convention relating to baggage remain unaffected.

13.5

The tour operator is not liable for performance disruptions, personal injury or property damage in connection with services that are merely mediated as third-party services (e.g., excursions, exhibitions, transportation to/from the designated departure and destination locations), provided these services are clearly identified in the event description and booking confirmation as third-party services not part of the tour operator’s performance.

13.6

However, the tour operator is liable for services involving transportation from the designated departure point to the destination, intermediate transport during the event, and accommodation, as well as for damages resulting from the tour operator’s breach of information, organisational, or supervisory duties.

13.7

Participation in sports or other leisure activities is at the participant’s own responsibility. Sports facilities, equipment and vehicles should be inspected by the participant before use. The tour operator is liable for accidents during sports or leisure activities only if it is at fault.

14. Duty to Cooperate / Complaints

14.1

Each participant is obliged, within the statutory provisions, to cooperate in remedying service disruptions and avoiding or minimising any damages.

14.2

A complaint to the service provider may be helpful but does not replace notification to the tour operator. The necessary contact details can be found in the event documents or service descriptions.
For damage or delays to baggage in air travel, the tour operator strongly recommends reporting the damage immediately on site using a Property Irregularity Report (PIR), no later than:

7 days after discovery of damage for baggage
14 days after receipt for goods
21 days after the baggage/goods were made available to the participant in the case of delays

Airlines typically reject claims if no PIR has been submitted.
Additionally, baggage loss, damage or misdirection must be reported to the event management.

14.3

Event managers, project managers, tour guides, instructors or other employees of Quadriga Experience are not authorised to acknowledge any claims.
Claims by the participant under § 651n para. 1 BGB, except claims for wasted holiday time, expire—deviating from § 651j BGB—within 3 years. For commencement of the limitation period, § 199 para. 1 BGB applies.
The tour operator’s statutory compensation claims against the participant for damage or deterioration to items provided to the participant expire 6 months after the end of the event.

15. Passport, Visa, Customs, Foreign Currency and Health Regulations

15.1

The tour operator will inform the participant about general passport and visa requirements of the destination country prior to contract conclusion and about any changes prior to the event. The participant is responsible for obtaining and carrying the necessary travel documents, required vaccinations, and compliance with customs and foreign currency regulations. Disadvantages due to non-compliance (e.g., withdrawal costs) are borne by the participant, unless the tour operator failed to inform or misinformed the participant.

15.2

The tour operator is not liable for timely issuance and receipt of necessary visas by the diplomatic missions concerned. The pre-contractual information specifies whether a passport or identity card is required for the booked event. The participant must ensure that their passport or identity card is valid for the required period.

15.3

Customs and foreign currency regulations are strictly enforced in many countries. Please ensure compliance.

15.4

Some countries require vaccination certificates not older than 8 days and not older than 3 years (smallpox) or 10 years (yellow fever). Such certificates may also be required by German authorities for travellers returning from certain countries (e.g., Africa, Middle East). Corresponding information is provided in the pre-contractual information; contact the tour operator in case of questions.

16. Jurisdiction / General Provisions

16.1

The recipient of the contract documents and written confirmation is obliged to immediately check their correctness (name, event dates, destination, etc.) and notify the tour operator in case of errors.

16.2

The invalidity of individual provisions does not invalidate the entire contract. The same applies to these Terms and Conditions.

16.3

Only German law applies to the contractual relationship between the participant and the tour operator. This applies to the entire legal relationship.

16.4

If courts abroad do not apply German law to claims by the participant against the tour operator, German law applies to the legal consequences, especially the type, scope and amount of participant claims.

16.5

The participant may bring legal action against the tour operator only at its registered office.

16.6

For actions by the tour operator against the participant, the participant’s place of residence is decisive.
For participants who are merchants, legal entities under public or private law, or persons residing abroad or whose residence is unknown at the time of action, the place of jurisdiction is the registered office of the tour operator.

16.7

The above provisions on choice of law and jurisdiction do not apply if and insofar as non-derogable international agreements or more favourable consumer protection laws of the participant’s EU member state provide otherwise.

17. Photo and Video Recordings

17.1

Photo and video recordings taken during the event may only be used for private purposes. Commercial use is prohibited. This applies especially to publication on blogs, vlogs, video platforms such as YouTube, etc., or by non-accredited journalists, unless prior approval has been obtained from Quadriga Experience.

17.2

The use of drones and action camera systems (e.g., GoPro) during events is generally prohibited. Exceptions may be granted by Quadriga Experience GmbH on a case-by-case basis.

18. Data Protection

The personal data you provide will be electronically processed and used insofar as necessary for fulfilment of the contract. All personal data will be processed in accordance with German and European data protection law. Further information can be found in our Privacy Policy at:
https://quadriga.group/privacy

19. Consumer Dispute Resolution

Quadriga Experience GmbH is neither willing nor obliged to participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board.

C. Contact – Tour Operator

Quadriga Experience GmbH
Augustenstraße 67c
70178 Stuttgart
Germany

ll information corresponds to the status as of November 2025.